Dossier vs Proces

Dossier versus proces

Binnen een Skryv-gebaseerde dienstverlening volgt een dossier typisch de onderstaande levenscyclus. Het dossier komt tot stand wanneer een frontoffice gebruiker het opstartproces triggert. Daarbij vraagt de burger een subsidie of vergunning aan, of dient hij of zij een melding of klacht in, enzovoort. Dan volgt het behandelingsproces en tot slot ontvangt de burger de nodige feedback. Op dat punt is het opstartproces afgerond, maar leeft het dossier verder in de applicatie. Op een later tijdstip kan er vanuit het dossier een bijkomend proces opstarten. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de burger specifieke gegevens wil wijzigen, dat de dienst een steekproefcontrole wil uitvoeren, dat zich een periodieke hernieuwing opdringt, enzovoort.

Het dossier heeft dus de ruimste scope. Het dossier is het doel, en de processen vormen het middel om het dossier op te bouwen en dus om het doel te bereiken.

Tips & tricks

• Vermijd processen die opzettelijk onafsluitbaar zijn en dus eindeloos actief blijven. Dit zet druk op procesmigraties en bemoeilijkt het meten van specifieke KPI’s zoals de gemiddelde doorlooptijd.

• Identificeer de belangrijkste processen en subprocessen binnen de levenscyclus van het dossier. Zorg voor een strak omlijnde scope van elk proces. Zorg dat elk proces tijdig en correct opgestart wordt door de gepaste actor (frontoffice, backoffice of scheduling service).