Wat is een bulktaak?
Concept
Een bulktaak of bulkactie is een actie in de backoffice waarbij een gebruiker voor meerdere dossiers tegelijk een specifieke gebruikerstaak kan uitvoeren.
Deze functionaliteit zorgt voor heel wat tijdsbesparing. Een backoffice medewerker hoeft niet langer elk dossier apart te openen om de gebruikerstaak uit te voeren.
De bulktaak wordt gedefinieerd binnen een aparte bulkworkflow. Wanneer je die opstart, maak je een bulkdossier aan. Dit dossier heeft slechts een tijdelijke levensduur en heeft als enig doel het ondersteunen van de bulkworkflow. Van zodra de flow uitgevoerd is, verliest dit dossier echter zijn nut of betekenis. Het wordt meteen weer verwijderd en is dan ook niet meer zichtbaar in de backoffice dossierlijst.
Use cases
Een typisch voorbeeld is het verlenen van finale goedkeuring in dossiers waar een premie uitbetaald of een vergunning afgeleverd wordt. Dit is ook de use case die we binnen deze sectie uitwerken.
Typische use cases:
Een bevestigingstaak uitvoeren binnen de geselecteerde dossiers. Het kan bijvoorbeeld gaan om het goedkeuren van positief geëvalueerde dossiers.
Een specifieke formulierwaarde invullen binnen de geselecteerde dossiers. Je kan formulierdata ophalen uit alle individuele dossiers, deze opslaan binnen een lijst-map, deze data vervolgens manipuleren binnen een specifieke formuliertaak in de bulkworkflow en ze vervolgens terugsturen naar alle individuele dossiers.
Een specifieke communicatie uitsturen binnen de geselecteerde dossiers. Selecteer individuele dossiers, bereid een communicatie voor binnen de context van de bulkworkflow en stuur deze uit naar de aanvragers binnen elk geselecteerd dossier.
Uitvoeren van een aantal technische achtergrondtaken binnen de geselecteerde dossiers. Bijvoorbeeld het uploaden van document of bijlage in meerdere dossiers. Selecteer individuele dossiers en laad een document op binnen de context van de bulkworkflow. Koppel dit document vervolgens in ieder geselecteerd dossier.
Opgepast: het principe van de bulkworfklow is een krachtige functionaliteit, maar stelt ook uitdagingen op vlak van testbaarheid, datamanagement en governance. Voor complexere use cases is het raadzamer om een volledig geprogrammeerde service uit te werken.
Diagram
Ervaring backoffice gebruiker
Stap 1: Bulkacties knop beschikbaar
Vanaf het ogenblik dat in één dossier het proces de specifieke gebruikerstaak ‘Uitbetaling goedkeuren' heeft bereikt, verschijnt bovenaan in de backoffice de knop ‘Bulkacties’.
Stap 2: Bulkactie selecteren
De backoffice gebruiker klikt op de knop en selecteert de bulkactie die hij of zij wil uitvoeren.
Stap 3: Bevestig opstart bulkactie
De gebruiker bevestigt de opstart van de bulkactie via de knop ‘Maak dossier aan’.
Stap 4: Selecteer dossiers waarvoor je de bulkactie wil uitvoeren
De backoffice gebruiker krijgt nu een lijst voorgeschoteld waarbij elk item (elke rij) een dossier vertegenwoordigt waarbij het proces de specifieke gebruikerstaak ‘Uitbetaling goedkeuren’ heeft bereikt. De gebruiker selecteert nu de dossiers waarvoor hij of zij de actie wil uitvoeren. De niet-geselecteerde records zijn taken die de gebruiker niet wil laten uitvoeren.
Stap 5: Bevestig goedkeuring
De gebruiker bevestigt via de Taak verzenden knop rechts onderaan.
De gebruikerstaak is nu uitgevoerd voor alle geselecteerde dossiers.
Bulktaak configureren
Voorafgaande vereisten
Vooraleer van start te gaan met het opzetten en configureren van een bulkworkflow met bijhorende bulktaak of bulkactie, heb je minimaal volgende zaken nodig.
Een dossiertype met een workflow die een gebruikerstaak bevat die je in bulk uitvoerbaar wil maken (bijvoorbeeld ‘Uitbetaling goedkeuren’ uit het diagram hierboven).
Een zoekdefinitie waarmee je alle actieve gebruikerstaken die in aanmerking komen voor uitvoering in bulk kan ophalen en visualiseren in een tabel. Elk record in de tabel is een actieve gebruikerstaak en toont meteen ook de relevante informatie (bijvoorbeeld voornaam, naam en bedrag zoals in screenshot hierboven bij stap 4). Op basis van deze tabel en view zal de backoffice gebruiker de taken selecteren die hij of zij effectief in bulk wil uitvoeren.
Configuratie instructies
Een bulktaak of -actie opzetten doe je in twee stappen:
Bulkworkflow instellen: aanmaken van een specifiek dossiertype, opzetten van een specifieke bulkworkflow en configureren van de bijhorende bulktaak of bulkactie.
Bulktaak integreren in hoofdproces: configureren en instellen van de gebruikerstaak die je in bulk uitvoerbaar wil maken.