Wat is een dossier?

Definitie

Een dossier is een unieke instantie van een dossiertype. Het vertegenwoordigt een transactie binnen een dienstverlening waarbij er gegevens uitgewisseld worden van burger naar overheid (bijvoorbeeld een aanvraag indienen), en vice versa van overheid naar burger (bijvoorbeeld een vergunning verlenen). Een dossier bevat typisch formulieren, communicaties, bijlages, mijlpalen en een historiek van het uitgevoerde proces.

Concept versus ingediende dossiers

Er bestaat altijd het risico dat gebruikers één of zelfs meerdere dossiers opstarten, maar het aanvraagformulier nooit indienen. Op dat moment spreek je van een ‘concept’ (draft) dossier. Pas na indienen en/of bevestigen van de aanvraag wordt het ‘concept’ dossier een ‘ingediend’ (submitted) dossier.

Of een dossier al dan niet opstart als ‘concept', welk label het dan heeft en wanneer het dossier van status ‘concept' naar status ‘ingediend’ verschuift, hangt volledig af van configuratie.

Hiervoor zijn een aantal use cases:

Wegfilteren van ‘concept’ dossiers in de backoffice. Een dossierbeheerder wil een propere lijst waarin enkel ‘echte’, ingediende dossiers te zien zijn.
Checken tegen deadlines. Om aanspraak te maken op een dienstverlening moet de burger zijn of haar aanvraag indienen tegen een bepaalde datum. Het officiële moment van indienen (dus niet hetzelfde als de technische opstart van het dossier) is daarbij van belang.
Tot slot kan het onderscheid ook een rol spelen binnen de Skryv licentieafspraken. Typisch is er een maximum aantal draft en/of submitted dossiers per tijdseenheid (bijvoorbeeld een jaar) opgegeven.

Lees meer over de praktische kant van deze feature:

Dossiertype instellingen: concept dossiers configureren.
Dossiertype instellingen: apart label voor concept dossiers.
Dossiereigenschappen: of iets al dan niet in concept (draft) is, is nu een eigenschap van het dossier zelf (en hoeft niet langer afgeleid te worden uit het dossierlabel).
Dossier indienen: van ‘concept (draft)’ naar ‘ingediend’ via de Skryv service submitDossier functie uit te voeren op basis van service taak template.
Verbruikstatistieken: check het aantal concept versus ingediende dossiers via de backoffice admin sectie.

Dossier life cycle

Hieronder vind je de beschrijving van een typische dossier life cycle. Uiteraard zal dit afwijken in functie van de specifieke dienstverlening (dossiertype).

Stap 1: Dossier opstarten

Als configurator kan je een dossier op drie verschillende manieren opstartbaar maken.

Door de burger in de frontoffice: hiervoor moet je in de workflow voor het hoofdproces een message start event aanmaken en dit opgeven in de dossiertype instellingen. Je kan meteen ook een rol toekennen aan de frontoffice gebruiker die het dossier opstart (bijvoorbeeld ‘aanvrager').
Door de dossierbeheerder in de backoffice: hiervoor moet je de workflow voor het hoofdproces opgeven in de dossiertype instellingen en is er binnen die workflow een standaard ('untyped') start event nodig.
Vanuit een externe applicatie via de exposed API. Ook deze mogelijkheid moet je inschakelen binnen de dossiertype instellingen. Uiteraard moet je ook de gepaste API call definiëren.

Stap 2: Dossier krijgt een label

Standaard krijgt het dossier automatisch een gepreconfigureerd label. De gewenste formattering kan je configureren in de dossiertype instellingen. Indien er geen gepreconfigureerd label is zal je bij opstart vanuit de backoffice of via de exposed API zelf een label kunnen toekennen. Bij opstart via de frontoffice is dit niet mogelijk en is het gebruik van een gepreconfigureerd label verplicht.

Stap 3: Aanvraagformulier invullen

In de meeste dossiers is de eerste stap het invullen van een aanvraagformulier door de burger vanuit de frontoffice.

Stap 4: Van concept dossier naar ingediend dossier

Als configurator kan je beslissen of een dossier opstart als ‘concept’ dossier:

Dit gebeurt in de dossiertype instellingen. Daar kan je ook een apart label voor de ‘concept' dossiers instellen (bijvoorbeeld 25-DRAFT-0150).
De statusverandering van ‘concept’ naar ‘ingediend’ verloopt via een service taak met een specifieke expressie (zie Dossier indienen - submitDossier). Als configurator beslis je dus wanneer binnen het proces dit gebeurt (bijvoorbeeld nadat de burger het aanvraagformulier heeft ingediend en nog een expliciete bevestigingstaak uitvoert.

Stap 5: Controle op duplicaten (dubbele dossiers of cumul dossiers)

In veel dienstverleningen zal er een beperking staan op het aantal dossiers dat een aanvrager mag indienen. Vandaar de noodzaak om telkens te gaan controleren of er al niet eerder een dossier is ingediend. Binnen Skryv kan deze functionaliteit flexibel geconfigureerd worden via de zogenaamde cumul check. Klik hier voor meer info over het topic cumul check.

Stap 6: Dossierinformatie opbouwen

Een dossier bestaat uit een veelheid aan informatie. De eerste dossierinformatie (bijvoorbeeld het dossierlabel of het aanvraagformulier) is reeds aangemaakt bij opstart. Daarna wordt het dossier verder aangevuld naarmate het proces verdergaat. Het dossier is volledig wanneer het hoofdproces en alle gelinkte processen tot een einde komen. Klik hier voor een overzicht van alle informatie die je typisch in een dossier terugvindt.

Hoewel dossierinformatie voortvloeit uit het proces bevat het niet noodzakelijk alle procesgerelateerde informatie (je kan er bijvoorbeeld geen procesvariabelen terugvinden). Klik hier voor meer info over algemene gegevensarchitectuur binnen de applicatie.

Stap 7: Snapshots nemen van het dossier

Op cruciale momenten in het dossier kan je een snapshot (momentopname) maken zodat een dossierbeheerder deze achteraf nog kan consulteren. Een snapshot betekent concreet een kopie van alle reeds geïnitialiseerde formulieren.

Stap 8: Notificaties en communicaties uitsturen

Vanuit configuratie kan je op specifieke momenten in het proces e-mail notificaties of communicaties (PDF-documenten) uitsturen naar gebruikers.

Stap 9: Dossierinformatie consulteren

Gebruikers kunnen de dossierinformatie consulteren binnen de frontoffice, de backoffice of via de exposed API. Skryv beschikt over een uitgebreid rechtensysteem voor gebruikers gebaseerd op rollen dat ervoor zorgt dat elke gebruiker slechts de meest noodzakelijke informatie ziet. Dit betekent de informatie die hij of zij nodig heeft of recht op heeft. Op die manier is het mogelijk om de privacy van elk dossier te vrijwaren. Dezelfde logica zit ook ingebed in het systeem voor toewijzing van gebruikerstaken.

Stap 10: Dossier anonimiseren of verwijderen

Standaard wordt een dossier en alle informatie erin voor de eeuwigheid bewaard binnen de applicatie. Vaak is dit niet wenselijk en moet je ingrijpen. Dit kan op drie verschillende manieren.

Backoffice admins kunnen dossiers op inactief plaatsen. Dit betekent dat ze aanwezig blijven in de database, maar niet langer vindbaar zijn via backoffice of frontoffice.
Configuratoren kunnen via de anonymisatie functionaliteit op een gerichte manier dossierinformatie verwijderen. Meestal gaat het om gevoelige, persoonsgebonden data.
IT-infrastructuurbeheerders kunnen rechtstreeks op de database ingrijpen en zo dossiers definitief verwijderen uit de applicatie.