Gebruikerstaken toewijzen

Inleiding

De process engine van de applicatie wijst gebruikerstaken automatisch toe aan specifieke gebruikers. Dit gebeurt volgens een default strategie enerzijds gebaseerd op de Opleveringsdatum van de taak (de niet-toegewezen gebruikerstaak met de oudste opleveringsdatum wordt het eerst toegewezen) en anderzijds enkele extra parameters die configureerbaar zijn binnen de taak.

Een aantal typische configuratiestrategieën:

Ervoor zorgen dat de taak enkel toewijsbaar is aan een specifieke gebruiker (bijv. één enkele dossierexpert moet een specifieke beslissing nemen binnen een dossier).
Ervoor zorgen dat de taak wordt toegewezen aan de specifieke gebruiker die een eerdere taak binnen het dossierproces heeft afgehandeld (bijv. de dossierbehandelaar die de intake van het dossier heeft gedaan, moet ook de follow-up doen).
Ervoor zorgen dat de taak alleen kan worden toegewezen aan een gebruiker met een specifieke rol (bijv. alleen een gebruiker met de dossierbehandelaar rol kan taken uitvoeren die directe communicatie met de burger inhouden).

Automatisch gebruikerstaken toewijzen

Default strategie

Beschrijving van de default strategie

Automatische gebruikerstoewijzing is een achtergrondproces binnen de applicatie. Er is geen gebruikersinteractie nodig om dit proces te starten. De default strategie wordt in het onderstaande diagram weergegeven.

Stap	Beschrijving	Meer info
1	Trigger	Het achtergrondproces kan op meerdere manieren worden getriggerd: Elke keer dat een gebruikerstaak wordt aangemaakt door de process engine. Elke keer als een gebruiker een taak voltooit. Elke keer dat een gebruikerstaak wordt losgekopeld van een specifieke gebruiker (unassigned). Periodiek waarbij het tijdsinterval configureerbaar is via de eigenschappen van de applicatie.
2	Oplijsten van alle niet-toegewezen gebruikerstaken	Er wordt een lijst opgesteld met alle gebruikerstaken binnen de applicatie die nog niet zijn toegewezen aan een specifieke gebruiker. De lijst wordt gesorteerd op basis van het veld `Opleveringsdatum` binnen de taakeigenschappen. De taak met de oudste datum komt bovenaan en wordt als eerste verder verwerkt.
3	Lijst met kandidaat-gebruikers opstellen voor elke taak	Voor elke taak op de lijst wordt een lijst met kandidaat-gebruikers opgesteld. Om op de lijst met kandidaat-gebruikers te komen, moet een gebruiker overeenkomen met een van de gebruiker-ID's die zijn ingesteld in het veld `Uitvoerder` binnen de taakeigenschappen. Als dit veld leeg is, dan worden gebruikers gerecruteerd die een rol hebben die overeenkomt met een van de rollen ingesteld in het veld `Rollen` binnen de taakeigenschappen. Als dit veld ook leeg is, komt elke gebruiker die binnen de applicatie is gedefinieerd op de lijst met kandidaten te staan.
4	Wijs elke taak toe aan een gebruiker uit de lijst met kandidaat-gebruikers	De process engine wijst elke taak toe aan een gebruiker uit de lijst met kandidaat-gebruikers. Vier beperkingen: Een gebruiker kan niet meer dan X aantal taken van een specifiek type tegelijk toegewezen zijn, waarbij X een geheel getal is ingesteld binnen het veld `Gebruikerslimiet` binnen de taakeigenschappen. De process engine kan geen gebruikerstaak toewijzen aan een gebruiker waarvoor automatische taaktoewijzing is uitgeschakeld. Dit is een instelling op gebruikersniveau binnen het backoffice adminscherm. Als een gebruiker in de afgelopen vijf minuten een andere taak heeft afgerond binnen het dossier, dan zal de process engine de taak toewijzen aan diezelfde gebruiker (indien deze over de juiste rol beschikt). De process engine verdeelt taken gelijkmatig over alle kandidaat-gebruikers.

Configuratie opties

De default strategie laat wat ruimte voor configuratie. Dit gebeurt via de volgende taakeigenschappen.

Eigenschap	Beschrijving
Opleveringsdatum	Dit veld wordt dynamisch ingevuld op basis van de evaluatie van een expressie (bijvoorbeeld de datum wanneer de taak is aangemaakt + 10 dagen). Taken worden toegewezen aan gebruikers in volgorde van opleveringsdatum (oudste eerst).
Uitvoerder	Dit is de toegewezen gebruiker. Ofwel wijst het veld rechtstreeks naar één of meerdere vaste gebruiker-ID's (bijvoorbeeld een kleine groep experts), ofwel wijst het naar een procesvariabele waar een gebruikers-ID dynamisch wordt ingevuld (bv. de gebruiker die een specifieke taak in de workflow heeft uitgevoerd, moet ook een vervolgtaak uitvoeren). Indien het veld leeg is, dan kiest de process engine een gebruiker die op de lijst met kandidaat-gebruikers staat.
Rollen	Beperkt de groep gebruikers die op de lijst met kandidaat-gebruikers staat tot gebruikers met één van de opgegeven rollen. Ofwel wijst het veld rechtstreeks naar één of meerdere vaste rollen (bv. een taak moet worden uitgevoerd door een gebruiker met de rol dossierbehandelaar), ofwel wijst het naar een procesvariabele waar een rol dynamisch wordt ingevuld (bv. op basis van bepaalde dossierinformatie moet een specifiek type expert de aanvraag beoordelen).
Gebruikerslimiet	Moet een gehele waarde zijn (integer). Dit zorgt ervoor dat gebruikers nooit meer dan X aantal taken van dit specifieke type in hun takenlijst hebben. In het scenario waarin alle kandidaat-gebruikers de limiet voor een bepaald type taak hebben bereikt, blijven nieuwe taken van dit type in de lijst van niet-toegewezen taken staan totdat een kandidaat-gebruiker onder de limiet komt en vrij is om een taak van dit type te accepteren.

Custom strategie

Een ontwikkelaar kan de back-end code van de applicatie herprogrammeren en een aangepaste strategie voor het automatisch toekennen van gebruikerstaken instellen.

Handmatig gebruikerstaken toewijzen

Vanuit de backoffice takenlijst

Nadat de gebruikerstaak aan een specifieke gebruiker is toegewezen, is het nog steeds mogelijk om de taak handmatig aan iemand anders toe te wijzen. Dit is mogelijk vanuit de backoffice takenlijst.

Twee beperkingen:

Alleen gebruikers met een rol waarin de optie Kan taken toewijzen aan anderen is ingeschakeld, hebben het recht om dit te doen. Raadpleeg de documentatie over rollen configureren in Studio.
Je kunt alleen een taak opnieuw toewijzen aan een gebruiker die op de lijst met kandidaat-gebruikers voor die taak staat.

Vanuit een eerdere taak

Een andere mogelijkheid is om een voorafgaande taak in de workflow op te nemen. Binnen deze taak worden de procesvariabelen ingesteld die de strategie van de gebruikerstoewijzing voor de eigenlijke taak bepalen.

Het bovenstaande diagram schetst een eenvoudig scenario waarin een diensthoofd binnen de taak ‘Variabelen instellen’ een specifieke dossierbehandelaar selecteert om taak X uit te voeren. Technisch gezien wordt de gebruikers-ID van deze dossierbehandelaar dan opgeslagen in de procesvariabele die de eigenschap Uitvoerder van taak X invult.

Het bovenstaande diagram schetst hetzelfde scenario, maar hier worden de procesvariabelen die de taaktoewijzing voor taak X regelen, automatisch ingesteld door een business rule task.

Automatisch gebruikerstaken loskoppelen (unassignment)

Als een gebruiker om de een of andere reden (bv. een rolwisseling) wordt uitgesloten van de lijst met kandidaten voor een bepaald type taak, worden alle gerelateerde taken die al aan hem of haar waren toegewezen, automatisch losgekoppeld (unassigned) en vervolgens opnieuw toegewezen aan andere gebruikers die nog wel op de lijst met kandidaten staan.