Wat is een formulier snapshot?

Concept

Een snapshot is een momentopname waarbij je de toestand van een specifiek formulier zoals die op een bepaald ogenblik binnen het proces is, vastlegt. Deze kopie kun je als dossierbehandelaar dan raadplegen in de backoffice.

Weet dat er twee types formulier snapshots bestaan.

• Automatische snapshots: telkens een gebruiker de inhoud van een formulier wijzigt.

• Geconfigureerde snapshots: op gepreconfigureerde momenten binnen de workflow.

Het concept van een formulier snapshot is nauw gerelateerd aan het concept van een dossier snapshot.

Use case

De inhoud van een formulier binnen het proces kan wijzigen doorheen het proces. Denk aan een dossierbehandelaar die specifieke gegevens aanvult of corrigeert. Of denk aan de aanvrager die achteraf een extra item toevoegt aan een lijst. Net omwille van die potentieel dynamische dossierinhoud wil je op specifieke momenten in de flow de toestand van een formulier vastleggen. Zo kan je achteraf bijvoorbeeld nagaan wat de exacte toestand van een dossier op een bepaald moment in de tijd was. Dit kan belangrijk zijn in geval van betwistingen of bijkomende procedures.

Diagram

In onderstaand proces maken we twee snapshots van formulier A.

Backoffice ervaring

In de backoffice (sectie dossier > formulierscherm) selecteert de dossierbehandelaar het formulier waarvan hij of zij de gemaakte snapshots wil bekijken. Klik bovenaan rechts op het versiegeschiedenis icoon en selecteer het gewenste snapshot.

Wanneer je een snapshot bekijkt, verschijnt de melding ‘Je bekijkt een oudere versie van dit formulier’. Je kan een snapshot nooit editeren.