Wat is een procesvariabele?
Concept
Procesvariabelen zijn globale variabelen die overal binnen de scope van het proces aanspreekbaar zijn. Hiermee zorg je dat op elk punt de juiste informatie voorhanden is.
Levensduur
Procesvariabelen hangen nauw samen met de uitvoering van de workflow en hebben aldus een ondersteunend karakter. Ze worden op een specifiek ogenblik ‘geboren’ en verliezen hun relevantie op het ogenblik dat het proces tot een eindpunt komt. Tenzij expliciet opgeslagen in een formulierveld, maakt een procesvariabele dus geen deel uit van het dossier. Binnen het kader van een GDPR-beleid is het mogelijk om procesvariabelen definitief te verwijderen uit de applicatie via de anonymisatiefunctie (vooral gebruikt wanneer de worfklow persoonsgebonden data behandelt).
Voorbeelden
Hieronder volgen een aantal praktische toepassingsvoorbeelden van procesvariabelen.
De paden (flows) die vertrekken vanuit een gateway bevatten expressies die uiteindelijk beslissen welke paden wél en welke paden niet geactiveerd worden. Deze expressies hebben nood aan specifieke informatie en die wordt vaak aangeleverd via procesvariabelen.
Een beslissingstabel binnen een business rule task heeft nood aan specifieke input. Deze wordt vaak in de taak gemapt, d.w.z. een procesvariabele wordt lokale taakvariabele. Omgekeerd wil je de resultaten die voortvloeien uit de beslissingstabel uit de taak mappen, d.w.z. een lokale taakvariabele wordt dan een procesvariabele.
Formuliervelden ingevuld door een menselijke gebruiker of een service, bevatten soms specifieke informatie die nodig is voor de correcte uitvoering van de BPMN-workflow. Deze veldwaardes wil je dus op een bepaald ogenblik ontdubbelen en kopiëren naar procesvariabelen.
Verschil met vergelijkbare concepten
Verschil met lokale taakvariabelen
Een procesvariabele heeft een ruimere scope dan een lokale variabele die enkel geldig is binnen de scope van een specifieke taak of ander element. Uiteraard is het wel mogelijk om informatie uit te wisselen tussen globale procesvariabelen en lokale variabelen (taak input parameters), en vice versa (taak ouput parameters). Zie ook de pagina procesvariabelen beheren.
Verschil met dossierinformatie
Procesvariabelen leven enkel binnen het proces en zijn aldus onzichtbaar voor een frontoffice of backoffice gebruiker. Dossierinformatie leeft binnen de scope van het dossier en is op basis van configuratie wel zichtbaar is voor frontoffice of backoffice gebruikers. Het gaat dan om ingevulde formulieren, aangemaakte communicaties, bereikte mijlpalen, opgeladen bijlages en alle info die daarbij hoort. Uiteraard is het mogelijk om informatie uit te wisselen tussen procesvariabelen en dossierinfo, en vice versa (zie de pagina procesvariabelen beheren).