Wat is een bulktaak?
Concept
Een bulktaak of bulkactie is een actie in de backoffice waarbij een gebruiker voor meerdere dossiers tegelijk één of meerdere specifieke taken kan uitvoeren.
De bulktaak wordt gedefinieerd binnen een aparte bulkworkflow. Wanneer je die opstart, maak je een bulkdossier aan. Dit dossier heeft slechts een tijdelijke levensduur en heeft als enig doel het ondersteunen van de bulkworkflow. Van zodra de flow uitgevoerd is, verliest dit dossier echter zijn nut of betekenis. Het wordt meteen weer verwijderd en is dan ook niet meer zichtbaar in de backoffice dossierlijst.
Om een bulktaak op te zetten, is er configuratie op twee plekken nodig:
Use cases
Een typisch voorbeeld is het verlenen van finale goedkeuring in dossiers waar een premie uitbetaald of een vergunning afgeleverd wordt. Dit is ook de use case die we binnen deze sectie uitwerken.
De mogelijkheden zijn echter heel breed:
Een specifieke formulierwaarde invullen binnen de geselecteerde dossiers.
Een specifieke communicatie uitsturen binnen de geselecteerde dossiers.
Uitvoeren van een aantal technische achtergrondtaken binnen de geselecteerde dossiers.
…
Diagram
Ervaring backoffice gebruiker
Stap 1: Bulkacties knop beschikbaar
Vanaf het ogenblik dat in één dossier het proces de specifieke gebruikerstaak ‘Uitbetaling goedkeuren' heeft bereikt, verschijnt bovenaan in de backoffice de knop ‘Bulkacties’.
Stap 2: Bulkactie selecteren
De backoffice gebruiker klikt op de knop en selecteert de bulkactie die hij of zij wil uitvoeren.
Stap 3: Bevestig opstart bulkactie
De gebruiker bevestigt de opstart van de bulkactie via de knop ‘Maak dossier aan’.
Stap 4: Selecteer dossiers waarvoor je de bulkactie wil uitvoeren
De backoffice gebruiker krijgt nu een lijst voorgeschoteld waarbij elk item (elke rij) een dossier vertegenwoordigt waarbij het proces de specifieke gebruikerstaak ‘Uitbetaling goedkeuren’ heeft bereikt. De gebruiker selecteert nu de dossiers waarvoor hij of zij de actie wil uitvoeren.
Stap 5: Bevestig goedkeuring
De gebruiker bevestigt via de Taak verzenden knop rechts onderaan.
De gebruikerstaak is nu uitgevoerd voor alle geselecteerde dossiers.