Wat is cumul check?
Concept
De cumul check functionaliteit laat toe om dubbel ingediende dossiers op te sporen en stelt een dossierbeheerder in staat om daar gepast op te reageren.
Use case
Veel dienstverleningen kan je als aanvrager slechts één keer aanspreken. Denk aan de aanvraag van een subsidie of een vergunning. Als overheid wil je uiteraard voorkomen dat eenzelfde persoon meerdere aanvragen indient en zo onterecht meerdere keren dezelfde subsidie ontvangt of dezelfde vergunning afgeleverd krijgt.
Opgelet: de uniciteit van een dossier kan verschillend zijn per dossiertype. Een eigenaar kan bijvoorbeeld slechts één keer een subsidie krijgen als hij investeert in dakisolatie. Maar een vereniging kan elk jaar opnieuw een aanvraag indienen voor het verkrijgen van werkingssubsidies. Of een burger kan maximaal één keer om de vijf jaar een beroep doen op een of andere consulent. Vandaar dat Skryv het mogelijk maakt om die uniciteit per dossiertype te gaan configureren.
Werking cumul check
Grosso modo werkt de cumul check als volgt.
Binnen het hoofdproces ga je eerst de informatie verzamelen die nodig is om de uniciteit van het dossier vast te stellen. Dit kan bijvoorbeeld het rijksregisternummer van de aanvrager zijn, het huidige tijdsvenster (bijvoorbeeld het jaar, de maand of het kwartaal), het KBO-nummer van de onderneming, enzovoort. Het kan ook een combinatie van meerdere elementen zijn.
Vervolgens spreek je de cumul check functionaliteit aan via een call activity. De hulpworkflow (called process) waarin de cumul check wordt uitgevoerd, wordt opgestart.
Binnen het cumul check proces wordt een query uitgevoerd op de tabel in de database waar een lijst van unieke dossiers wordt bijgehouden.
Als er voor het onderzochte dossier geen duplicaat wordt gevonden, gebeurt er niets en retourneert het cumul check proces een groen licht naar het hoofdproces. Dit wordt ook zo aangeduid in een daartoe voorzien controleformulier.
Als er voor het onderzochte dossier één of meerdere duplicaten zijn, dan noteert het cumul check proces deze informatie in een daartoe voorzien controleformulier.
Het hoofdproces gaat verder. De dossierbehandelaar die de aanvraag moet beoordelen, kan via het controleformulier zien of er al dan niet duplicaten gevonden zijn. Hij of zij kan daar vervolgens gepast op reageren.
Diagram
Onderstaand diagram visualiseert high level de werking van de cumul check functionaliteit. Dit wordt verder uitgediept in de volgende pagina’s binnen deze sectie.
Belangrijk aandachtspunt
De cumul check functionaliteit moet idealiter van bij de eerste opstart van het dossiertype aanwezig zijn. Alle dossiers aangemaakt vóór het inbouwen van de cumul check, worden immers niet meegenomen in de cumul check.