BPMN-conventies

Vooraf

Net zoals in code is het ook bij BPMN van belang om netjes en geordend te werken. Hiervoor bestaan geen harde regels, maar er zijn wel enkele algemeen aanvaarde BPMN-conventies. Hieronder een greep uit de vele conventies die vrij op het internet of in boeken beschikbaar zijn.

Naamgeving elementen

Streef naar een gestandardiseerd gebruik van naamgeving bij BPMN-elementen.

Events duid je best aan via ‘Aanvraag opgestart’, ‘Aanvraag ingediend’, ‘Aanvraag afgehandeld’. Dus telkens een zelfstandig naamwoord + voltooid deelwoord.
Taken (activities) duid je best aan via ‘Dien aanvraag in’, ‘Verwerk aanvraag’, ‘Verstuur beslissing'. Dus telkens een gebiedende wijs + zelfstandig naamwoord.
Exclusive gateways duid je best aan via een vraag zoals ‘Goedgekeurd?’ of ‘Meerderjarig?' met dan het antwoord ‘Ja’ of ‘Nee’ gedefinieerd op de uitgaande flows.

Zorg ervoor dat je naamgevingen zo concreet, to-the-point en business-friendly mogelijk zijn.

Annotaties

BPMN 2.0 laat ruimte voor het gebruik van niet-functionele annotaties. Hiermee kan je bronnen en logica expliciteren zonder het proces te beïnvloeden.

Vormgeving en layout

Ook hier zijn een aantal best practices.

Bouw workflows op van links naar rechts en zorg ervoor dat de ‘happy path’ (de default flow) centraal uitgelijnd staat.
Typisch trekt deze default flow een rechte lijn van start tot finish. De uitzonderingen, errors of andere afwijkende paden laat je ofwel naar boven, ofwel naar onder uitwaaieren.
Een worfklowdefinitie is best ook breder dan dat hij hoog is. Net als een computerscherm of een televisiescherm.
Zorg ervoor dat je het BPMN-diagram (leesbaar) kan afdrukken op één pagina A4-formaat. Dit werkt handiger als je verschillende business stakeholders samen rond de tafel brengt.
Indien mogelijk stem je de ritmiek af op de verwachte timing van het proces in de werkelijkheid. Als je bijvoorbeeld weet dat een proces uit drie fases bestaat waartussen telkens een wachttijd gedefinieerd zit, dan kan je dat ook visueel zo representeren in je BPMN.
Indien het proces vooral bestaat uit gebruikerstaken en er meerdere types gebruikers zijn, overweeg dan om een pool met swimming lanes te maken.
Vermijd zo veel mogelijk pijlen die terugkeren (van rechts naar links). Link events kunnen hier soelaas brengen.
Vermijd ook schuin lopende of grillig lopende pijlen. Deze maken je proces minder goed leesbaar.

Kleurgebruik

De BPMN-editor in Studio biedt de mogelijkheid om kleur te geven aan BPMN-elementen.

Denk aan het inkleuren van alle gebruikerstaken. Je kan een apart kleur gebruiken per rol: bijvoorbeeld blauw voor taken die bestemd zijn voor de aanvrager, of paars voor taken die bedoeld zijn voor dossierbehandelaars.
Denk aan het groen kleuren van alle pijlen in de happy flow en het rood kleuren van pijlen in flows waar je problemen, errors of uitzonderingen behandelt.
Denk aan het inkleuren van signal throw intermediate events waarvoor je een mijlpaal hebt gedefinieerd.